Dans chaque entreprise, qu’il s’agisse d’une multinationale ou d’une petite entreprise en phase de démarrage, le chef d’entreprise doit trouver le moyen de jongler avec de nombreuses tâches et des ressources limitées, y compris les tâches dont s’occupe généralement un directeur financier. Pour les petites entreprises, disposer d’un DAF et d’une équipe financière à temps plein est souvent un luxe inabordable, mais essayer de se débrouiller sans l’aide, l’analyse et les conseils d’un bon DAF peut s’avérer désastreux. La solution consiste à externaliser la fonction de DAF jusqu’à ce que l’entreprise se développe au point d’avoir besoin d’un DAF à temps plein en interne.
Mais qu’est-ce qu’un DAF à temps partagé peut faire exactement qui soit essentiel à la réussite d’une entreprise en phase de démarrage ?
1. Établir des prévisions financières
Les PDG de petites entreprises (ou d’entreprises en phase initiale de développement) peuvent penser que leurs projections financières approximatives sont suffisantes. Ces estimations approximatives ne tiennent généralement pas compte des éléments clés de l’entreprise et ce qui pourrait mal tourner en cours de route.
Alors qu’est-ce que le DAF personnalisé ? Un bon directeur financier à temps partagé peut établir des projections financières détaillées qui, à notre avis, devraient commencer par l’organigramme de l’entreprise. Pourquoi l’organigramme (qui fait défaut à de nombreuses entreprises en phase de démarrage) ? Parce qu’il identifie les personnes responsables des recettes et des dépenses qui alimentent une bonne prévision.
Un bon directeur financier à temps partagé aidera le chef d’entreprise à réfléchir à la manière dont l’organigramme évoluera au fur et à mesure que l’entreprise passera d’une situation où tout le monde porte plusieurs casquettes à une situation où des spécialistes occuperont différents rôles.
Cette vision des besoins futurs de l’entreprise permet d’établir des prévisions financières réalistes, y compris les scénarios les plus probables, les plus favorables et les plus défavorables.
2. Analyse du budget par rapport aux chiffres réels
Bien plus qu’un simple exercice consistant à soustraire les chiffres budgétés des chiffres réels, un bon directeur financier à temps partagé cherche à comprendre pourquoi les chiffres réels ont été inférieurs aux prévisions :
- Les ventes décollent-elles plus vite que prévu (ce qui signifie qu’il faudra peut-être augmenter les effectifs) ?
- Si les coûts des matières premières ou du personnel ont été supérieurs aux prévisions budgétaires, s’agit-il d’un problème récurrent ou d’une situation ponctuelle ?
- Qu’est-ce que cela signifie pour la structure globale des coûts de l’entreprise ?
- Comment utilisez-vous ces informations pour ajuster vos plans ?
Un bon directeur financier à temps partagé sera en mesure de conseiller un PDG si les prévisions de croissance sont trop optimistes ou, pour être franc, si les niveaux de personnel sont tout simplement trop élevés. Cet aspect est particulièrement important lorsque vous avez des investisseurs extérieurs : si l’entreprise n’atteint pas les objectifs fixés et que vous n’en avez pas identifié les raisons de manière adéquate, il peut être difficile de lever des capitaux supplémentaires.
3. Déterminer l’économie de l’unité
En tant que chef d’entreprise, vous devez connaître le chiffre d’affaires moyen que votre entreprise génère par client, ainsi que le coût de production d’une unité du produit ou du service fourni par votre entreprise. Un directeur financier à temps partagé peut calculer ces mesures essentielles, ainsi que la valeur de la durée de vie des produits et les coûts d’acquisition des clients.
Ces mesures fournissent des indications pratiques sur ce qui fonctionne bien pour une entreprise et sur ce qu’il faut changer pour améliorer la rentabilité.
4. Préparer les présentations au conseil d’administration
Un DAF à temps partagé peut compiler les informations dont le PDG a besoin pour les réunions du conseil d’administration, notamment les résultats financiers, le budget annuel, les prévisions relatives aux nouvelles stratégies commerciales ou les plans de mobilisation de nouveaux capitaux.
Le DAF à temps partagé peut assister aux réunions du conseil d’administration pour répondre aux questions sur les données financières et expliquer les hypothèses qui sous-tendent les prévisions.
5. Évaluation des ressources commerciales et de la productivité
Un DAF à temps partagé peut évaluer objectivement le nombre de vendeurs dont votre entreprise a besoin et identifier les membres de l’équipe qui ne sont pas performants. Cette objectivité peut s’avérer particulièrement utile lorsque le chef des ventes s’oppose à toute modification de la force de vente.
Ce type d’évaluation peut également concerner les responsables du service clientèle/des relations avec les clients, en termes de nombre de clients qu’une personne peut prendre en charge et de la meilleure façon de structurer l’équipe d’assistance.
6. Planification stratégique
Un directeur financier à temps partagé ayant de l’expérience dans votre secteur d’activité peut fournir des conseils sur le modèle d’entreprise qu’une société en phase de démarrage poursuit et peut suggérer des modifications ou une approche alternative qui pourrait offrir de meilleurs résultats.
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